Hotel Lord, Warszawa
+48 22 574 20 00
Rezerwuj online
Przyjazd 22 paź 21
Wyjazd 23 paź 21
Dorośli 0
dzieci
0
Liczba dzieci
0
1 dziecko
-
0 lat
1 rok
2 lata
3 lata
4 lata
5 lat
6 lat
7 lat
8 lat
9 lat
10 lat
11 lat
12 lat
2 dziecko
-
0 lat
1 rok
2 lata
3 lata
4 lata
5 lat
6 lat
7 lat
8 lat
9 lat
10 lat
11 lat
12 lat
3 dziecko
-
0 lat
1 rok
2 lata
3 lata
4 lata
5 lat
6 lat
7 lat
8 lat
9 lat
10 lat
11 lat
12 lat
4 dziecko
-
0 lat
1 rok
2 lata
3 lata
4 lata
5 lat
6 lat
7 lat
8 lat
9 lat
10 lat
11 lat
12 lat
Uzupełnienie wieku dziecka jest wymagane.
Newsletter
Jak zorganizować konferencję?

Jak zorganizować konferencję?

15 lut 2021

Profesjonalna konferencja to duże przedsięwzięcie, które wymaga odpowiednich przygotowań. Konieczne będzie opracowanie harmonogramu spotkania, wynajęcie pomieszczenia, w którym się ono odbędzie, a także przygotowanie strategii promocyjnej i zaproszenie prelegentów. O czym jeszcze warto pamiętać, organizując konferencję?

Tematyka i cel spotkania

Temat konferencji to jej najważniejszy element. Od niego zależy charakter, termin oraz miejsce spotkania, a także to, do kogo będzie skierowane i jakich efektów się od niego oczekuje. Wykład naukowy, którego celem jest przekazanie wyników badań, wymaga innych przygotowań, niż branżowa prezentacja biznesowa nakierowana na pozyskiwanie klientów. Myśl przewodnia konferencji ma znaczenie także przy wyborze prelegentów i omawianych przez nich zagadnień. Uznani eksperci prezentujący interesujące tematy to doskonały sposób na zainteresowanie potencjalnych gości. Temat spotkania wpływa również na planowanie budżetu oraz sposób kontaktu z uczestnikami. Pocztą tradycyjną należy rozsyłać zaproszenia na konferencje akademickie i naukowe, natomiast elektroniczną – na wykłady IT oraz te dotyczące nowych technologii.
 

Konferencja w hotelu

Atrakcyjne zarówno dla gości, jak i organizatora miejsce konferencji rzutuje na jej popularność i może decydować o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest rezerwacja sali konferencyjnej w hotelu o wysokim standardzie, który znacznie podniesie prestiż spotkania. Wybrany obiekt powinien być zlokalizowany w miejscu zapewniającym dogodny dojazd z różnych punktów miasta – również z lotniska oraz dworca – a także udostępniać profesjonalny sprzęt multimedialny, w tym m.in. mikrofon, ekran do prezentacji oraz projektor. Warto sprawdzić, czy hotel ma w ofercie usługi dodatkowe, takie jak catering, możliwość zmiany układu wyposażenia sali, wsparcie koordynatora dbającego o płynny przebieg spotkania i wynajem dodatkowego sprzętu, np. do tłumaczeń symultanicznych oraz wideokonferencji.
 

Planowanie finansów 

Aby zorganizować profesjonalną konferencję, niezbędny jest odpowiedni budżet, który wyznacza pole działania. Planując ją, należy wziąć pod uwagę koszty stałe – m.in. wynajem sali i dodatkowego sprzętu audiowizualnego, zakwaterowanie i wyżywienie prelegentów oraz marketing. Równie istotne są koszty zmienne, czyli uzależnione od liczby gości – m.in. poczęstunek, napoje, identyfikatory, pakiety reklamowe oraz ewentualne gadżety upominkowe. Podsumowanie wydatków umożliwia ustalenie tzw. progu rentowności (kiedy przychody pokryją koszty), a tym samym kwoty, jaką uczestnik konferencji musi za nią zapłacić, aby organizator nie poniósł strat. Jeżeli koszt uczestnictwa okaże się zbyt wysoki, należy skorygować przygotowany plan lub poszukać dodatkowych źródeł finansowania, np. sponsorów.
 

Źródła:

  • Bobowska K., Jak zorganizować idealną konferencję, Meeting Planner (meetingplanner.pl)
  • Rosenfeld L., How to Organize a Conference, TEDx Experience (medium.com)
Al. Krakowska 218, 02-219 Warszawa, Polska

Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania oraz możliwość zmian ustawień plików cookies znajdują się w Polityce prywatności.
Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Hotele Korona sp. z o.o., Majdańska 1, 04-088, Warszawa Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności). Zmiany ustawień plików cookies możesz dokonać w ustawieniach.

Zarządzaj ustawieniami dotyczącymi prywatności
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony

Pliki cookies niezbędne do działania usług dostępnych na stronie internetowej, umożliwiające przeglądanie ofert, dokonywanie rezerwacji, wspierające mechanizmy bezpieczeństwa m.in: uwierzytelnianie użytkowników i wykrywanie nadużyć.

Pliki cookies analityczne

Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika,

Pliki cookies marketingowe

Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich.

Twoje preferencje nie zostały jeszcze zapisane