Tematyka i cel spotkania
Temat konferencji to jej najważniejszy element. Od niego zależy charakter, termin oraz miejsce spotkania, a także to, do kogo będzie skierowane i jakich efektów się od niego oczekuje. Wykład naukowy, którego celem jest przekazanie wyników badań, wymaga innych przygotowań, niż branżowa prezentacja biznesowa nakierowana na pozyskiwanie klientów. Myśl przewodnia konferencji ma znaczenie także przy wyborze prelegentów i omawianych przez nich zagadnień. Uznani eksperci prezentujący interesujące tematy to doskonały sposób na zainteresowanie potencjalnych gości. Temat spotkania wpływa również na planowanie budżetu oraz sposób kontaktu z uczestnikami. Pocztą tradycyjną należy rozsyłać zaproszenia na konferencje akademickie i naukowe, natomiast elektroniczną – na wykłady IT oraz te dotyczące nowych technologii.
Konferencja w hotelu
Atrakcyjne zarówno dla gości, jak i organizatora miejsce konferencji rzutuje na jej popularność i może decydować o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest rezerwacja sali konferencyjnej w hotelu o wysokim standardzie, który znacznie podniesie prestiż spotkania. Wybrany obiekt powinien być zlokalizowany w miejscu zapewniającym dogodny dojazd z różnych punktów miasta – również z lotniska oraz dworca – a także udostępniać profesjonalny sprzęt multimedialny, w tym m.in. mikrofon, ekran do prezentacji oraz projektor. Warto sprawdzić, czy hotel ma w ofercie usługi dodatkowe, takie jak catering, możliwość zmiany układu wyposażenia sali, wsparcie koordynatora dbającego o płynny przebieg spotkania i wynajem dodatkowego sprzętu, np. do tłumaczeń symultanicznych oraz wideokonferencji.
Planowanie finansów
Aby zorganizować profesjonalną konferencję, niezbędny jest odpowiedni budżet, który wyznacza pole działania. Planując ją, należy wziąć pod uwagę koszty stałe – m.in. wynajem sali i dodatkowego sprzętu audiowizualnego, zakwaterowanie i wyżywienie prelegentów oraz marketing. Równie istotne są koszty zmienne, czyli uzależnione od liczby gości – m.in. poczęstunek, napoje, identyfikatory, pakiety reklamowe oraz ewentualne gadżety upominkowe. Podsumowanie wydatków umożliwia ustalenie tzw. progu rentowności (kiedy przychody pokryją koszty), a tym samym kwoty, jaką uczestnik konferencji musi za nią zapłacić, aby organizator nie poniósł strat. Jeżeli koszt uczestnictwa okaże się zbyt wysoki, należy skorygować przygotowany plan lub poszukać dodatkowych źródeł finansowania, np. sponsorów.
Źródła:
- Bobowska K., Jak zorganizować idealną konferencję, Meeting Planner (meetingplanner.pl)
- Rosenfeld L., How to Organize a Conference, TEDx Experience (medium.com)
